Leden conferentie 2020 Informatie en Registratie

Op zaterdag 24 oktober 2020 organiseren wij onze jaarlijkse wereldwijde leden conferentie in Nederland.

Vanwege het COVID-19/Corona virus moeten wij deze conferentie helaas ‘online’ organiseren in dit jaar. Wij hebben een wereldwijde enquête gehouden met als doel inzicht te krijgen in de behoeften van onze leden.
Uit een eerdere enquête is gebleken dat onze leden uit andere landen, zoals India en de USA, graag onze leden conferentie willen bijwonen via een video conferentie. Aan deze wens kunnen wij nu ook gehoor geven.

Net zoals onze andere leden conferenties hebben alleen leden die hun contributie hebben betaald toegang tot deze conferentie.

Wij kunnen dit jaar helaas geen persoonlijk medisch advies aanbieden tijdens onze ‘online’ conferentie.

De reden hiervan is dat onze artsen geen goed en betrouwbaar persoonlijk medisch advies kunnen aanbieden tegen de vereiste kwaliteit via een eenvoudige webcamera.

Normaal gesproken kun je andere patiënten/families ontmoeten zowel vrijdag als zaterdag. Dat is in een ‘online’ omgeving lastiger en dat hebben wij nu geregeld door gebruik te maken van aparte ruimten (‘breakout rooms’) waar je anderen ‘virtueel’ kunt ontmoeten.

Wij hebben de volgende ‘breakout rooms’ opgezet:

1. Breakout room 1: Duitstalige bijeenkomst waar van alles kan worden besproken.
2. Breakout room 2: Engelstalige bijeenkomst waar van alles kan worden besproken.
3. Breakout room 3: Nederlandstalige bijeenkomst waar van alles kan worden besproken.
4. Breakout room 4: Voor personen die ad hoc samen iets willen bespreken.

Wij vragen de deelnemers van de eerste 3 breakout rooms onderling te regelen wie eventueel de leiding neemt. Graag willen wij eventuele vragen/opmerkingen/suggesties uit deze sessies oppakken als bestuur.

Dit jaar organiseren wij onze conferentie op jouw locatie!

Wij gebruiken de betaalde ‘online’ video conferentie omgeving van ZOOM Pro. Dit biedt onder meer de volgende mogelijkheden:

1. Je kunt elkaar zien en horen. Als je niet wilt deelnemen met beeld maar alleen met geluid dan is dit uiteraard ook mogelijk.
2. De sessies kunnen worden opgenomen. In feite doen wij dit al jaren tijdens onze conferenties zodat de leden die niet aanwezig konden zijn toch de sessies achteraf kunnen bekijken.
3. Tijdens een sessie kun je vragen stellen via een ‘chat’-functie. Hierbij kun je met één persoon berichten uitwisselen maar ook met de hele groep.
4. Wij hebben ‘breakout rooms’ opgezet zodat je bijvoorbeeld met een arts privé kunt overleggen of met andere leden kunt praten. Deze sessies worden niet opgenomen vanwege de privacy.
5. Gebruik zoveel mogelijk de Engelse taal (via Google Translate kun je tekst naar allerlei talen vertalen).

Om deel te kunnen nemen aan onze wereldwijde leden conferentie heb je volgende dingen nodig:

1. 1. Een Internet verbinding.
   2. Een computer, tablet of smartphone (met camera, microfoon en luidsprekers).
   3. De video conferentie ZOOM geïnstalleerd op het apparaat dat je gaat gebruiken voor onze conferentie (ZOOM software).
   4. Een vergadernummer. Deze ontvang je als je je hebt aangemeld, lid bent en jouw jaarlijkse contributie hebt betaald.
   5. Bevestig in Zoom ‘join with computer audio’ ook al gebruik je ‘oortjes’.

Testen video conferentie

Zeker in onze omgeving met medische informatie is privacy bewaking cruciaal! Wij houden ons als organisatie aan de zeer strenge Europese Privacy wetgeving (AVG).

Tijdens de registratie voor onze leden conferentie kun je al aangeven of je wel of niet bezwaar hebt tegen het maken van foto’s etc. tijdens onze conferentie. Dit is een standaard procedure bij ons. Mensen die niet op foto/video materiaal willen voorkomen krijgen tijdens onze ‘echte’ conferentie in Nederland een rood koord.
Bij de ‘online’ conferentie heb je de mogelijkheid jouw video camera uit te zetten en ook jouw naam niet in beeld te zetten.

De opgenomen sessies worden opgeslagen op onze eigen en beveiligde computers en niet op servers van ZOOM in de USA. De Amerikaanse beveiliging is niet op hetzelfde niveau als de Europese privacy wetgeving (meer informatie).

Voor veel mensen zijn video conferenties vrij nieuw en daarom is het handig afspraken te maken hoe wij met elkaar omgaan tijdens een dergelijke conferentie.

1. Zorg dat je bent voorbereid zoals dat Zoom is geïnstalleerd en functioneert.
2. Ga niet rondlopen met een smartphone met de camera aan. Dit is storend voor de andere deelnemers.
3. Kom op tijd naar de conferentie bijvoorbeeld 10 minuten eerder zodat je ook kunt testen of alles goed werkt.
4. Praat niet door elkaar heen.
5. Let op achtergrondgeluid. Zet jouw microfoon uit als je niet aan het woord bent (‘mute’ functie).
6. Gebruik eventueel een hoofdtelefoon wanneer je last hebt van achtergrondgeluid.
7. Let op dat wanneer jouw camera aanstaat iedereen kan meekijken in jouw privé omgeving.
8. Steek je hand op of gebruik deze optie in Zoom als je iets wilt zeggen.

Wij willen de drempel zo laag mogelijk maken om deel te nemen aan onze conferentie en daarom organiseren wij een aantal proefsessies. Wij zullen deze aankondigen en zoveel mogelijk rekening houden met tijdzones.

Tijdens een proefsessie kun je uitproberen hoe video conferenties werken met ZOOM in de praktijk. Tegelijkertijd willen wij voorkomen dat kostbare tijd verloren gaat tijdens de conferentie zelf wanneer zich problemen voordoen welke worden veroorzaakt doordat mensen (nog) niet bekend zijn met de ZOOM omgeving.

Wij willen de drempel zo laag mogelijk maken om deel te nemen aan onze conferentie en daarom organiseren wij een aantal proefsessies. Wij zullen deze aankondigen en zoveel mogelijk rekening houden met tijdzones.

Tijdens een proefsessie kun je uitproberen hoe video conferenties werken met ZOOM in de praktijk. Tegelijkertijd willen wij voorkomen dat kostbare tijd verloren gaat tijdens de conferentie zelf wanneer zich problemen voordoen welke worden veroorzaakt doordat mensen (nog) niet bekend zijn met de ZOOM omgeving.

Voor de vragen en antwoorden sessie vragen wij dat deze zoveel mogelijk van tevoren worden aangemeld via ons contact formulier zodat onze medisch specialisten zich optimaal kunnen voorbereiden en wij zoveel mogelijk vragen kunnen beantwoorden. De vragen kunnen worden gesteld in het Engels of Nederlands.
Natuurlijk kun je ook vragen stellen die tijdens de dag zijn verzameld.
Graag als onderwerp in het contact formulier de volgende tekst gebruiken: Q&A LC 2020.

Wij hebben leden vanuit de gehele wereld dus ook in allerlei tijdzones. Wij hebben onderstaande agenda zo opgesteld dat zoveel mogelijk leden direct kunnen deelnemen.

Wij nemen onze sessies, zoals gebruikelijk, op video op en deze zijn later beschikbaar in het ledendeel van onze website.

Onderstaande tijden zijn gebaseerd op Centrale Europese tijd (Amsterdam/Parijs/Madrid).

Tijdzone omrekening