Belangenverstrengeling

Belangenverstrengeling is iets wat wij als organisatie willen voorkomen.
Eén van onze kernwaarden is integriteit. Daarnaast vinden wij rolbewust handelen zeer belangrijk.

Belangenverstrengeling is een situatie waarin een bestuurder meerdere belangen of functies heeft die elkaar raken. Belangenverstrengeling kan voor onze organisatie nuttig en zelfs nodig zijn, bijvoorbeeld in het kader van de fondsenwerving door bestuurders of de netwerkfunctie van bestuursleden.

Bepaalde vormen van belangenverstrengeling zijn ongewenst. Bijvoorbeeld als de belangen een zodanige invloed op elkaar hebben dat de onafhankelijkheid van een bestuurder in het geding komt. Daardoor kan de organisatie worden beschadigd en vertrouwen en/of legitimiteit verliezen.

Tegenstrijdig belang is een zodanig direct of indirect persoonlijk belang van een bestuurder dat deze niet meer in staat is om de belangen van de organisatie op een integere, objectieve en onbevooroordeelde wijze te behartigen.

Onze bestuurders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.

1. Bestuurders zorgen voor een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie.
2. Het bestuur vergewist zich van de onafhankelijkheid van hun leden. Bestuurders hebben geen zakelijke of andere belangen of relaties met de organisatie anders dan als bestuurder.
3. Bestuurders laten het belang van de organisatie prevaleren boven eigen belangen en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling van henzelf of hun naasten.
4. De organisatie hanteert spelregels om belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium te signaleren, om ongewenste belangenverstrengeling te vermijden en om te waarborgen dat bestuurders op een transparante en zorgvuldige wijze omgaan met eventuele tegenstrijdige belangen. Bestuurders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.
5. Bestuurders melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter en verschaffen hem/haar daarover alle relevante informatie. Het bestuur besluit dan of er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. Het bestuur geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden.
6. Als op basis van een melding geconstateerd wordt dat er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling zorgt de betrokken bestuurder ervoor dat deze belangenverstrengeling zich niet voordoet of zo snel mogelijk wordt opgeheven. Het bestuur ziet hierop toe en neemt maatregelen wanneer de betrokken bestuurder hierin nalatig is.
7. Als er sprake is van tegenstrijdige belangen neemt de betrokken bestuurder niet deel aan de voorbereiding, beraadslaging, besluitvorming en uitvoering van deze zaken.
8. Besluiten tot het aangaan van transacties of relaties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders (kunnen) spelen, behoeven vooraf goedkeuring door het bestuur. Het bestuur legt deze besluiten schriftelijk en met een motivering vast in de bestuursnotulen.

Bestuurders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.

1. De organisatiestructuur en financiële inrichting zijn helder en maken een eenduidige toedeling mogelijk van de bestuurlijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
2. Het bestuur legt verantwoording af aan de leden en geeft deze alle informatie die nodig is. Het bestuur doet dit gevraagd, ongevraagd en tijdig. Over de informatievoorziening zijn schriftelijk afspraken gemaakt.
3. De leden kunnen informatie vragen aan het bestuur, aan overige functionarissen van de organisatie en aan de externe accountant.
4. Het bestuur rapporteert aan de leden over contacten met de externe belanghebbenden. Dit gaat om de aard, inhoud en resultaten van deze contacten.
5. Het bestuur zorgt dat zij vanuit het belang van de organisatie conflicten binnen het bestuur, tussen het bestuur en de leden onderling actief beheersen en zo snel mogelijk oplossen.
6. Het bestuur bevordert de betrokkenheid van een ieder bij het beleid van de organisatie.

Op jaarbasis wordt de belangenverstrengeling per bestuurslid geëvalueerd door het gehele bestuur en verklaart ieder bestuurslid middels een e-mail bericht dat deze persoon zich hieraan houdt.