Huishoudelijk reglement

Aanvulling op onze statuten
book

In onze statuten zijn de grondregels en bepalingen opgenomen die ten grondslag liggen aan onze organisatie en welke zijn opgesteld door een notaris.
Onze statuten zijn hoofdlijnen en bevatten geen details. Wijzigingen in statuten kunnen niet zomaar worden doorgevoerd en dienen door en in overleg met een notaris te getoetst en te worden bekrachtigd.

Wijzigingen, detaillering of toevoegingen binnen het kader van de statuten kunnen worden doorgevoerd door het bestuur eventueel in overleg met de leden van onze organisatie. Wij gebuiken hier een ‘huishoudelijk reglement’.

Bestuursverkiezingen

Iedere drie jaar dient het bestuur opnieuw te worden gekozen (2019 zijn wij gestart met deze cyclus). De zittende bestuursleden kunnen zich opnieuw kandidaat stellen of zich terugtrekken. Het is ook mogelijk dat één van de bestuursleden zich binnen de actieve periode terugtrekt vanwege bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden. In dit geval worden alle leden in Nederland direct per e-mail benaderd met het verzoek zich kandidaat te stellen voor de opengevallen plaats.
Wij hanteren geen maximale zittingsduur van bestuursleden onder meer omdat dit werk vrij specialistisch is en wij goede mensen graag lang willen behouden. Onze ervaring is dat onze vrijwilligers mensen zijn met een hoge intrinsieke motivatie en daardoor lang actief willen zijn binnen onze organisatie. Het verloop van vrijwilligers is zeer laag en er melden zich zelfs vrijwilligers bij ons aan met de vraag hoe zij kunnen helpen.

Rollen en vergoedingen

Alle rollen binnen onze organisatie worden in principe door (professionele) vrijwilligers uitgevoerd waarbij wij ons houden aan de Nederlandse fiscale wetten. Iedere vrijwilliger die niet eenmalige activiteiten uitvoert binnen onze organisatie ontvangt een vrijwilligersovereenkomst waarin onder meer de onkostenvergoedingen zijn beschreven.
Wij hebben voor alle rollen profielen opgesteld zodat van tevoren duidelijk is wat wij verwachten en nodig hebben per rol.

Kascommissie

Per jaar dienen twee Kascommissieleden ‘de boeken’ te controleren. Een derde Kascommissie lid staat reserve en neemt de plaats in wanneer één van de Kascommissieleden uitvalt en neemt de plaats over van het Kascommissielid dat twee jaar in functie is geweest. Dit impliceert dat een doorschuifsysteem van toepassing is waarbij, normaal gesproken, niet allebei de Kascommissieleden tegelijkertijd vertrekken.

Alle financiële stukken, zoals facturen en declaraties, zijn beschikbaar in onze Google Suite zodat de Kascommissieleden op voorhand aan de slag kunnen.

Onze jaarrekening wordt normaal gesproken opgesteld in het eerste kwartaal waarna de Kascommissie de controle kan uitvoeren kort nadat de jaarrekening is opgesteld (tweede kwartaal).

De Kascommissie ondertekent een standaard verklaring indien zij akkoord gaan met ‘de boeken’. Tijdens onze leden conferentie doet de Kascommissie verslag van de bevindingen en dienen de leden de Penningmeester en het Bestuur décharge te geven. Tenslotte wordt deze verklaring ook op onze website geplaatst. Dit is een eis van het Centraal Bureau Fondsenwerving.

Volg ons op

Nieuwsbrief