Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

Deze Nederlandse wet regelt een aantal zaken die ook op onze organisatie van toepassing zijn
wbtr-logo-400-400

De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) gaat over:

  1. Positie en plichten bestuursleden en toezichthouders.
  2. De aansprakelijkheid van bestuursleden en toezichthouders.
  3. Financieel beleid en goedkeuring van uitgaven.
  4. Regels omtrent belangenverstrengeling.
  5. Procedures bij grote uitgaven of investeringen.

De WBTR is een wettelijke verplichting voor verenigingen en stichtingen. De wet geldt voor alle besturen. Op 1 juli 2021 moet hieraan worden voldaan. Het is belangrijk, want niet voldoen aan de WBTR kan gevolgen voor bestuursleden persoonlijk hebben.

Meer informatie (WBTR website)

In dit artikel beschrijven wij hoe wij voldoen aan de onderstaande onderwerpen:

  1. Goed bestuur.
  2. Aansprakelijkheid bestuursleden.
  3. Tegenstrijdig belang.
  4. Afwezigheid van één of meer bestuursleden.
  5. Meervoudig stemecht.
  6. Toezicht.
  7. Bindende voordracht van bestuurders.
  8. Raadgevende stem.
  9. Interne borging en statuten.

Goed bestuur

Wij hebben een procedure handboek waarin onder meer is afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van onze organisatie. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen onze organisatie) als extern (in relatie met derden).

  1. Bij aankopen stellen wij het belang van onze organisatie voorop. In situaties die van belang zijn voor onze organisatie, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor onze organisatie.
  2. Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zijn hoe en welke besluiten zijn genomen.
  3. Wij hebben een gedragscode
  4. Wij hebben een beleidsplan waarin onder meer de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken.
  5. Er is een goede regeling voor onze financiën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
  6. Wij hanteren een detail begroting en een financiële administratie waarbij wij maandelijks de begroting vergelijken met de daadwerkelijke uitgaven en op basis hiervan bijsturen indien noodzakelijk.
  7. Er is een duidelijke rolverdeling voor het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening, waarbij alle bestuursleden betrokken zijn. Uiteindelijk moeten deze door de leden, tijdens onze leden conferentie in Nederland, goedgekeurd worden.
  8. Voor alle rollen binnen onze organisatie hebben wij profielen aangemaakt. Wij hanteren een sollicitatieproces waarbij twee bestuursleden een interview afnemen met de kandidaat.
  9. Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
  10. Wij hebben een kascommissie vanuit onze leden die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
  11. Naast onze Kascommissie dienen wij een financiële verantwoording in te dienen bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Tevens hebben wij het CBF keurmerk waarbij wij onze financiële gegevens in moeten indienen. Tenslotte hebben wij een externe accountant die onze jaarrekening opstelt en waar onze financiële administratie is ondergebracht.
  12. Wij hebben een duidelijke werkwijze bij het aangaan van financiële verplichtingen welke is vastgelegd in ons interne procedure handboek. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één andere bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken en toegang tot de (bank)rekeningen.
  13. Bij uitgaven boven € 5.000,00 vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.
    Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
    In bepaalde gevallen kan worden afgeweken van het externe offertetraject. Een voorbeeld zijn website ontwikkelingen. Wij werken sinds begin 2020 samen met een website leverancier die onze nieuwe website heeft ontwikkeld. Hierdoor kennen zij zowel de website als onze organisatie zeer goed en worden bijvoorbeeld uitbreidingen zeer effectief en efficiënt uitgevoerd. De inzet van een andere leverancier betekent een nieuwe leercurve en kan tot tegenstrijdigheden leiden tussen externe partijen hetgeen nadelig voor onze organisatie kan zijn.
  14. Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen.
    Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren-)begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.
  15. Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden.
  16. Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico’s voor onze organisatie. Wij brengen in kaart welke risico’s en passen risico management toe (gestoeld op Project Management).
  17. Wij controleren onze afspraken regelmatig op actualiteit (tenminste een keer per jaar). Deze zijn vastgelegd in ons Procedure Handboek.
  18. Wij vallen wel onder een governance code. Dit betreft de code (Goede Doelen). Wij voldoen aan de eisen van de governance code.
  19. Wij zijn volledig transparant zoals op onze website ook is te zien. Wij publiceren bijvoorbeeld onze jaarrekeningen, statuten, gedragscode en belangenverstrengeling aanpak.
  20. Wij hebben een klachtenprocedure en een onafhankelijke Klachtencommissie. Ingediende klachten komen direct bij de Klachtencommissie en niet bij het bestuur.
  21. Eenmaal per drie jaar organiseren wij bestuursverkiezingen waarbij de leden zich kandidaat kunnen stellen.
  22. Wij werken met vrijwilligersovereenkomsten welke van toepassing zijn op alle vrijwilligers die structurele werkzaamheden verrichten en/of mogelijk persoonlijke gegevens zouden kunnen zien van onze leden en donateurs zoals namen en adressen.

Aansprakelijkheid bestuursleden

Tenminste eenmaal per jaar controleert het bestuur de validiteit en toepasbaarheid van de gemaakte afspraken.

Het functioneren van nieuwe bestuursleden wordt uitgevoerd in de periode van 3 – 6 maanden na hun aanstelling. Hiervan kan worden afgeweken in bepaalde gevallen zoals bij wanprestatie, overtreden van de wet/reglementen/vrijwilligersoverkomst/etc. In dit geval wordt het bestuurslid direct van zijn/haar taken ontheven.

Huidige bestuursleden

  1. Alle huidige bestuursleden zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van onze organisatie.
  2. Bestuursleden blijven bij het uitvoeren van hun bestuurstaken binnen de toegekende bevoegdheden. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in hun profiel.
  3. Bestuursleden handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen zoals een huishoudelijk reglement.
  4. Tijdens onze leden conferentie bespreken wij onder meer de financiële toestand van onze organisatie. Wij publiceren onze jaarrekening, opgesteld door een externe accountant, ons jaarverslag en de budgetten per kalenderjaar op onze website.
  5. Onze organisatie voldoet aan onze (wettelijke) administratieplichten. Alle juridische entiteiten, dus ook onze organisatie, hebben verplichtingen richting belastingdienst.
  6. Het bestuur gaat geen overeenkomsten aan die onze organisatie niet kan nakomen. Alle overeenkomsten worden vooraf door alle bestuursleden beoordeeld.
  7. Het bestuur doet geen betalingstoezeggingen en meldt betaalproblemen tijdig aan de juiste instanties en onze leden/donateurs als onze organisatie financiële problemen heeft en afstevent op een mogelijk faillissement.
  8. Het bestuur draagt zorg voor dat de organisatie voldoet aan relevante wetten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Nieuwe bestuursleden

Het huidige bestuur draagt zorg voor het informeren van nieuwe bestuursleden over met name:

  1. De financiële toestand van de organisatie.
  2. De bevoegdheden van het nieuwe bestuurslid en de andere bestuursleden. De bevoegdheden van het nieuwe bestuurslid zijn vastgelegd in hun vrijwilligersovereenkomst.
  3. Ons interne procedure handboek waarin onder meer de werkafspraken zijn vastgelegd.
  4. De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
  5. De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met de dekking.

Aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelt het bestuur de volgende zaken:

  1. Neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
  2. Communiceren met de leden/donateurs en eventueel andere belanghebbenden over het beëindigen van de taken van de functionaris.
  3. Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel.
  4. Decharge van de bestuurstaken door de leden tijdens de leden conferentie.
    Het kan voorkomen dat het bijna één jaar duurt voordat deze actie kan worden ondernomen terwijl de bestuurder dan al lang niet meer actief is. In dit geval zullen de andere bestuursleden decharge verlenen en zal dit formeel worden bekrachtigd tijdens de ledenconferentie.
  5. Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s) van alle taken, gegevens, contacten, etc.
  6. Verwijderen van toegang tot allerlei (digitale) systemen zoals email, website en Google Suite omgeving.

In geval van een plotseling vertrek van de bestuurder kan bovenstaande anders lopen.

Tegenstrijdig belang

Volgens de WBTR is het niet verplicht om in de organisatie statuten een regeling op te nemen hoe om te gaan met tegenstrijdig belang (belangenverstrengeling). Het is wel verplicht dit te regelen maar het hoeft niet in de statuten te worden opgenomen.

Wij hebben dit onderwerp al lang geregeld: Tegenstrijdig belang

Afwezigheid van één of meerdere bestuursleden

Onze organisatie werkt met vrijwilligers die hun werkzaamheden, normaal gesproken, uitvoeren in hun vrije tijd. Wij hebben ook vrijwilligers die zelf patiënt zijn en hierdoor ook lichamelijke/geestelijke beperkingen ondervinden.
Dit betekent dat bestuursleden door met name persoonlijke omstandigheden een periode afwezig kunnen zijn.

Binnen onze organisatie is vrijwillig niet vrijblijvend. Wij maken duidelijke afspraken over onder meer taken in de vrijwilligersovereenkomsten.

Door onverhoopte omstandigheden kan het voorkomen dat een bestuurslid, al dan niet tijdelijk, zijn/haar taken niet kan uitvoeren. Dit is ook beschreven in ons interne procedure handboek.

Wanneer een bestuurslid voor een langere(*1) periode afwezig is dan:

  1. Meldt het bestuurslid dit direct bij de andere bestuursleden.
  2. Afhankelijk van de prioriteit en belangrijkheid van de taken bepaalt het bestuur welke actie wanneer dient te worden genomen. Hierbij dient de afweging te worden gemaakt op basis van prioriteit van de eventueel over te dragen taken.
  3. Als alle bestuurders afwezig zijn voor langere tijd dan dient de leden conferentie tenminste twee personen aan te wijzen die de taken overnemen.
  4. In het geval dat het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de leden conferentie.

De afspraken worden minimaal eenmaal per jaar gecontroleerd op actualiteit en relevantie.

*1 = wat als langere periode wordt gezien hangt af van de taken van het bestuurslid. De taken van een bestuurslid zoals een penningmeester dient zo spoedig mogelijk te worden overgenomen.

Meervoudig stemrecht

Meervoudig stemrecht is niet van toepassing binnen onze organisatie.

Toezicht

Het toezicht op het handelen van de bestuursleden wordt uitgevoerd door met name:

  1. Onze leden.
  2. Ministerie Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS).
  3. Centraal Bureau Fondsenwerving.
  4. Externe accountant.
  5. Kascommissie.

Bindende voordracht van bestuurders

In ons huishoudelijk reglement is de procedure over de verkiezing van bestuursleden vastgelegd.

  1. Bestuursleden van onze organisatie worden benoemd door een formeel besluit tijdens onze ledenconferentie.
  2. Onze organisatie kent geen bindende voordracht.

Raadgevende stem

  1. Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor onze Algemene Ledenvergadering.
  2. Wij staan bestuurders toe om tijdens onze Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
  3. Wij spreken af deze afspraak jaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal gebeurt zoals we hebben afgesproken.

Interne borging en statuten

In ons interne procedure handboek zijn alle processen en procedures vastgelegd. Daarnaast hanteren wij ook een huishoudelijk reglement.

Qua borging verwijzen wij naar de sectie ‘Toezicht’ in dit artikel.

Onze statuten zijn onze wettelijke basis: statuten

Let op: onze statuten moeten nog worden bijgewerkt door de notaris.

Volg ons op

Nieuwsbrief