Online diensten

Mede dankzij het COVID-19/Corona virus in 2020 heeft ‘video conferencing’ een enorme vlucht genomen. In veel met name internationale bedrijven was dit al een populaire manier van werken maar in de onze non-profit sector is dit in korte tijd de manier geworden met elkaar ‘om de tafel’ te gaan.

Wij als bestuur vergaderen al jaren ‘online’ vooral vanwege reistijden en reisafstanden.

Wij gebruiken video conferentie technologie ook al jaren om patiënten en families te helpen.

Onze organisatie is wereldwijd actief en dit betekent dat onze leden in allerlei landen wonen en dus vaak in verschillende tijdzones. Wij houden zoveel mogelijk rekening met het plannen van video conferenties hiermee.

Wij gebruiken video conferentie technologie vooral voor:

1. Leden Conferenties.
2. Webinars.
3. Persoonlijke gesprekken.

Wij willen graag zoveel mogelijk persoonlijk contact (= elkaar fysiek ontmoeten) met alle betrokkenen omdat wij uit ervaring weten dat dit type contact het beste werkt vooral als het om persoonlijke en medische onderwerpen gaat.

Uit een enquête die wij hebben gehouden kwam ook naar voren dat onze leden helaas niet allemaal in staat zijn naar onze conferenties te komen en graag deze dan willen bijwonen vanuit hun eigen omgeving. Hier geven wij ook gehoor aan en wij zullen de mogelijkheid onze Leden Conferenties ‘online’ te kunnen bijwonen dan ook blijven aanbieden.

In het jaar 2020 zijn wij helaas genoodzaakt onze wereldwijde Leden Conferentie alleen ‘online’ te organiseren vanwege het COVID-19/Corona virus.

Sinds 1997 organiseren wij Leden Conferenties op locatie. Wij zijn gestart in Nederland en in de loop van de jaren zijn hier Canada en de USA bijgekomen. Onze intentie is ook in andere landen Leden Conferenties te organiseren. Niets gaat boven persoonlijk contact is onze ervaring.

Webinars zijn met name bedoeld om kennis en ervaring te delen. Niet alleen artsen kunnen webinars geven vanuit onze organisatie maar ook anderen die iets te delen hebben (niet commercieel).

Wij plannen onze webinars in onze kalender (homepage).

Wil je meer weten en/of heb je vragen? Neem dan contact met ons op
Vermeld dan in het onderwerp ‘webinars’.

Persoonlijke gesprekken kunnen wij op verschillende manieren voeren:

1. Facebook Messenger.
2. Skype.
3. ZOOM.

Wil je een persoonlijk gesprek en/of heb je vragen? Neem dan contact met ons op
Vermeld dan in het onderwerp ‘persoonlijk gesprek’ en geef jouw voorkeur aan op welke manier je dit gesprek zou willen voeren.

Wij gebruiken de betaalde versie ZOOM Pro zodat wij onder meer:

1. Geen tijdsbeperkingen hebben.
2. Wij met meerdere mensen de conferentie kunnen beheren.
3. ‘Breakout rooms’ kunnen gebruiken voor privacy zoals het met een medisch adviseur een privé gesprek te kunnen voeren of met een paar andere deelnemers een specifiek onderwerp kunnen bespreken.

Wij hebben uitgebreid onderzoek gedaan bij de keuze van een ‘online’ conferentie omgeving en hier is uiteindelijk ZOOM als beste uit de bus gekomen. Hierbij hebben wij gekeken naar bijvoorbeeld de volgende criteria/functionaliteit:

1. Privacy en beveiliging. De communicatie tussen deelnemers is versleuteld en is daardoor onleesbaar mocht iemand van buitenaf tussen de deelnemers weten te komen.
   Opnamen van sessies worden opgeslagen op onze computers en niet in de ‘cloud’. Wij mogen wettelijk geen persoonlijke gegevens opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.
2. Deelnemers moeten in aparte ruimten kunnen overleggen naast de centrale ruimte. Denk hierbij aan privé gesprekken tussen een arts en een patiënt.
3. Deelnemers moeten ook via een ‘chat’ optie informatie kunnen delen.
4. Deelnemers moeten zowel via een computer kunnen meedoen als via een tablet, smartphone en eenvoudige telefoon. Het moet ook mogelijk zijn lokaal in te bellen om hoge kosten aan de deelnemerszijde te voorkomen.
5. Wereldwijde dekking omdat wij deelnemers hebben vanuit de gehele wereld.
6. De conferentie omgeving moet bij voorkeur al bekend zijn bij deelnemers zodat de drempel deel te nemen zo laag mogelijk is.
7. De conferentie omgeving moet worden gebruikt door grote organisaties omdat zij goed vooronderzoek doen en ook expliciet kijken naar de privacy wetgeving. De PGOSupport organisatie is een voorbeeld waarbij men ook goed heeft gekeken naar de privacy wetgeving.

Voor deelnemers die nog geen kennis/ervaring hebben met de ZOOM conferentie omgeving hebben wij een handleiding ontwikkeld.

1. De eerste stap is het downloaden en installeren van de ZOOM software. Deze is beschikbaar voor allerlei computers, smartphones etc. Download & installeer software
2. Je ontvangt de gegevens van ons per email om deel te kunnen nemen aan de video conferentie. Voorbeeld
3. Vul jouw naam in en het land waar je woont zodat andere deelnemers ook kunnen zien wie je bent en waar je woont. Dit kun je aanpassen door rechtsboven in het videoblokje van jouzelf (drie puntjes) te klikken.

Praktische tips:

1. Zorg dat je op tijd, plm. 10 minuten voor de start van de conferentie aanwezig bent.
2. Zorg ervoor dat jouw beeld en geluid werken. Dit kun je van tevoren testen. Wij willen graag voorkomen dat alle deelnemers moeten wachten op iemand die (technische) problemen heeft.
3. Let erop dat jouw microfoon standaard uit staat. Realiseer je dat alle geluiden bij jou ook hoorbaar zijn bij de andere deelnemers (privacy).
4. Let erop dat wanneer je jouw webcam hebt aanstaan alle deelnemers kunnen zien wat zich in jouw omgeving afspeelt (privacy).

Testen ZOOM conferentie

Wij vragen bij registratie standaard of je toestemming geeft dat wij video/audio materiaal van de conferentie mogen hergebruiken (privacy wetgeving). Mocht je dit niet willen, geef dat dan ook vooraf in de conferentie nogmaals aan om eventuele problemen hiermee te voorkomen.